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退職代行を使われた!会社側の適切な対応や注意点を解説

退職代行を使われた(会社)側の注意点や対応方法を解説

退職代行から連絡が来たら落ち着いて事実確認を!

この記事のまとめ

  • 退職代行業者から連絡がきたら、まず落ち着いて事実確認
  • 感情的になりがちだからこそ、冷静に対応する
  • トラブル防止の観点からも手続きは遅滞なく
  • 退職代行から連絡がきたけど、穏便に済ませる方法はない?
  • 代行業者から会社に連絡がきたんだけど…。
  • 退職代行業者の適切な対応方法が知りたい。

退職代行サービスは、人手不足などで退職できない、辞めさせてもらない、自分から退職を言い出せない人などが職場をバックレずに辞める手段の一つです。ムダなプレッシャーを感じない、手間要らず、さらには退職後の転職サポートもあると20代の若い世代を中心に注目を集めています。

「退職代行サービス」自体がまだ新しく、社会的認知度は上がりつつはありますが、利用される機会が少ないため対応に苦慮することが考えられます。

この記事では、退職代行サービスを使われた側、つまり退職代行業社からある日突然従業員の退職の意向を告げられた際の適切な対応ややってしまいがちな注意点について解説していきます。

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目次

退職代行から連絡が来た!会社側は穏便に対応しましょう

退職代行を使われた会社側の注意点 この5つはやってはいけない!

退職代行を使われた(会社)側のやってはいけない注意点

退職代行業社から連絡がきた場合には、感情的な対応をしてはいけません
ありがちな対応ではありますが、避けた方がいい対応注意点に次のようなものがあります。

  • 退職代行業者に暴言を吐く・圧力をかける
  • 退職代行業者からの連絡を無視する
  • 退職希望者本人に連絡をする、家に訪問する
  • 賠償請求を請求する、請求すると脅す
  • 退職を認めない

ある日突然全く取引もない第三者の退職代行業社から、大切な従業員の退職意向を電話などで告げられるのですから、受けた側は意味もわからず動揺もしますし、不審に思うことは当然とも言えます。

退職代行業者から連絡が来たからといって、感情的な対応してしまうことで会社側が不利になることもあります。
手続きが遅れることで双方にとって負担がかかることもあります。
退職の申入れ方法には思うところはあっても、退職は従業員に認められた権利です。

会社側に言い分はあっても、従業員は退職したいわけですから、冷静に対応することをおすすめします。

退職代行業者に暴言を吐く・圧力をかける

退職代行業者からの連絡は、会社にとっては急襲です。
何を言っているのかわからない、信用していいのかもわからないため、つい感情的になり暴言を吐いたり、圧力をかけたり、さらには脅してしまうケースがあります。

自社の従業員であれ、外部の人であれ、過度の暴言や圧力、脅しなどは大きな問題に発展する可能性があります。
ハラスメントに対し風当たりも強くなっている昨今、退職代行サービスを利用してまで退職しようとしている労働者やその代理人に対し、そのような言動をとることは、決していい効果をもたらしません

会社側には知らされていないだけ、あるいは気づいていないだけで、退職希望の理由が社内のハラスメントである可能性もあるのです。
そのようなケースで、退職代行業社や退職希望者にパワハラにも該当するような言動をすることは、労働環境に関して追及される可能性さえあります。

不意打ちであることは確かですが、なおさら感情的にならず、冷静な対応が求められます。

退職代行業者からの連絡を無視する

退職代行業者からの連絡が来ても、納得がいかないから、信用できないからと退職代行業者からの連絡を無視してはいけません。

退職代行業者の運営元には、労働組合法人もあります。
相手が一般企業の退職代行会社ならまだしも、労働組合邦人の場合には、誠実交渉義務違反として、 トラブルになるだけでなく、不利な立場になることがあるのです。
もちろん、要求受諾義務があるわけではありませんが、少なくても交渉のテーブルにつく必要があるのです。

退職代行業者からの連絡がいたずらなどである可能性も考えられます。
しかし、いたずらであったとしても、まずは気持ちを落ち着けて、(自称)業者からの連絡に冷静に対処することを心がけましょう。

退職希望者本人に連絡をする、家に訪問する

基本的に、退職代行業者を利用して退職する労働者は会社側からの連絡を望んでいません
言い方を変えれば、会社と直接やりとりをしたくないために、退職代行サービスを利用しています。

事件性がないか、信用できるのか、本当に退職したいのか、、確認すべきことはありますが、だからといって直接本人に連絡を取ることは避けた方がいいでしょう。
特に、繰り返し電話をすること、電話にでないからと言って自宅に訪問するようなことは、避けるべきです。

本当に本人からの依頼であるかを確認するには、委任状などの提出を求めることでもできます。

損害賠償請求する、請求すると脅す

退職代行業サービスを利用したからといって、「損害賠償請求する」といった脅しとも取られるような発言は避けるべきです。

仮に、雇用契約に基づき損害賠償請求できる可能性がある、他の理由で損害賠償請求できる可能性がある場合でも、退職の引留めや、駆け引きとして利用するようなものではありません損害賠償請求をする正当な理由があるのであれば、正規の手続きで請求すればいいのです。

退職を認めない

退職代行サービスの利用いかんに関わらず、労働者は退職する権利が民法上で認められています。
本人、もしくは代理人からの申し入れに対し、会社が一方的に阻むことはできません

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)

第六百二十七条

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用元:民法第627条

ただし、有期雇用契約を結んでいる場合や、雇用契約によっては、正当な理由がないと退職代行業者を利用したとしても、自由に退職することはできません。

(やむを得ない事由による雇用の解除)

第六百二十八条

当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。

引用元:民法第628条

退職代行業社から告げられる従業員の退職申し入れは、会社にとっては急襲に他なりません。

だからこそ、企業として冷静な対応が望まれるのです。
あまりにも感情的な対応は見苦しいものであり、それが後々退職者や社内の関係者から口外されるようなことがあれば、会社にとってなんのメリットにもなりません

退職代行を使われた会社側の正しいの対処方法

退職代行を使われた(会社)側の正しい対処方法

退職代行業者から連絡が来た場合に、冷静に対応するためのポイントです。

  • どこの退職代行業者かを確認
  • 労働者本人の意思を確認
  • 雇用形態・勤務状況を確認
  • 回答書を作成(退職日の調整、退職日までの扱いなど)
  • 引き継ぎ業務、貸与物の返還、残置物の回収
  • 退職手続き(誓約書、証明書など)

1. どこの退職代行業者かを確認

退職代行業者から連絡が来た場合、どこの退職代行業者なのかを確認しましょう。
退職代行業者の中には以下の三つの運営団体が存在します。

  • 一般企業
  • 労働組合法人
  • 弁護士事務所

「退職代行業者から連絡が来た」と慌てずに、まずはどこの退職代行業者かを確認しましょう。弁護士のような専門士業以外から連絡の場合は、違法業者ではないのか、どこまでの権限があるのかなどをリサーチする必要もあります。業者によっては、退職の意向を伝えることはできても、交渉することは法的に認められていないからです。

退職代行業者に「受任通知(誰の代理なのか、どこの会社なのか、受任内容、責任の所在など)を要求し確認することも可能です。

2. 労働者本人の意思を確認

退職代行業社の受任確認とともに、本人の意思であることも確認する必要があります。
退職の申し入れを拒否することはできませんが、本人からの申し出であることが確認できない場合には退職手続きを進められないと伝えることはできます

  • 退職届の提出
  • 民間企業:申込書、委任状など
  • 労働組合:加入証明書
  • 弁護士:受任通知  など

委任状にもさまざまな形式がありますので、必要に応じて本人確認として印鑑証明などの添付を要求することも可能です。

退職代行業社から連絡があったからといって、確かに本人からの申し出あることも確認せず、手続きを進めてしまうのも、会社としては不適切です。イタズラや嫌がらせなどのトラブル予防のためにも、労働者本人の意思であることは確認する必要があります。

上述しましたが、だからと言って、本人に何度も電話をかけたり、自宅まで訪問するような方法は取るべきではありません

3. 雇用形態・勤務状況を確認

本人の退職の意志確認などと並行して、労働者の雇用形態や勤務状況を確認しましょう。 

  • 就業規則
  • 雇用契約の確認、特記事項の有無
  • 有期雇用契約の有無
  • 会社負担契約の有無 など

雇用契約によっては、本人の意思だけで簡単に退職することは認められていません。
会社の持ち出しで留学や夜学などの学費を捻出していた場合などでは、返済条件や返済方法などの確認も必要です。

4. 回答書を作成

退職日や退職条件(引継ぎや有給休暇など)を決定したら、記録として残すためにも回答は書面で行いましょう。
会社として記録を残しておくと、後に何らかのトラブルが生じが場合に、会社がどう対応したのかの証拠となります。

回答書には、次のような内容を記載します。

  • 退職を認めること
  • 退職日の調整、退職日までの扱いについて
  • 退職日までに行なう引継ぎなどの業務について
  • 貸与品などの返却物や提出物について
  • 会社に連絡してくるときの窓口について

退職代行サービスを利用するくらいですから、退職日までに出勤することは期待できません。
退職日は、2週間後なのか、有給休暇の残日数消化後の日なのか、欠勤扱いなのかなどの退職日までの扱いも含めて労働者の希望を確認しながら調整し、退職日を決定します。

引継ぎ業務や貸与品や提出物の扱いなども記載しておくといいでしょう。

回答書への異論、要望などがある場合にも、書面にて提出してもらい、書面にて返答するようにします。

5. 引継ぎ業務、貸与物の返還、残置物の回収

回答書を双方で確認し、異論がなければ退職日までに引き継ぎや貸与物の返還、残置物(私物)の回収などを進めます。

引継ぎ業務

労働者の退職により、業務に支障が出ることもあります。
特に一人で担当している業務がある場合には、引継ぎをしないことで、業務が滞ったり、顧客へ迷惑がかかることもあります。

退職希望者には、引継ぎ業務を行うことを依頼することができます。
ただし、就業規則に引継ぎ業務の記載ある場合でも、労働者が退職日まで有給休暇を取得している場合には、強制的に出社させて引継ぎ業務をさせるようなことはできません

引き継ぎ業務のために、書面の提出を要望することなどは問題にはなりませんので、対面や出社以外での引き継ぎ方法を検討する必要もあります。
不十分な場合には、会社側から具体的に指示を出し、引継ぎ資料の作成を依頼することもできます。

貸与品の返還

退職日までに、会社からの貸与品はすべて返却してもらいましょう。
制服のクリーニングなど、時間がかかる場合には期限を決めておくのもいいでしょう。

  • 健康保険被保険者証(保険証)
  • 入館証や鍵などセキュリティに関するもの
  • PC、タブレット、スマートフォン など ← パスワード確認、もしくはパスワードを指定
  • 社外秘の資料やデータ
  • 名刺、社員証、社章 など
  • 会社の経費で購入した事務用品や備品書籍 など
  • 制服など

発送による返却の場合には、受取確認ができる方法での返送、返却物のリストを同梱などを予め指定しておくと、後のトラブル予防になります。

私物の回収

退職者の残置物は、退職者の資産です。
退職者の残置物を勝手に処分してしまうと所有権侵害や損害賠償を請求される可能性もあります。

回収してもらうか、処分するのか、いずれにしても本人が回収に来ない場合の対応は書面にて確認しましょう。

6. 退職手続きをおこなう

退職手続きは遅滞なく行いましょう。退職手続きは、通常の退職の場合と同じです。

  • 離職票の交付手続き
  • 健康保険や社会保険の資格喪失手続き
  • 源泉徴収票の交付
  • 官公庁への届け出
  • 必要であれば、誓約書(秘密保持・競業避止義務など)を締結する

秘密保持契約書競業避止義務などの誓約書を提出しない場合でも、退職させないということは基本的にできません。
あまり強くいうとトラブルの原因にもなりかねませんが、退職時には一般的なものでもあるので、円満に進めるのが理想的です。

退職手続きが遅れると、会社側にそのつもりがなくても、「退職代行を使った嫌がらせだ!」など不要な反感をかう可能性が高いです。常識的な日数内で手続きを進めることを強くお勧めします。

会社側は知らない退職代行サービスを使う3つの理由

退職代行を使われた(会社)側が知らない退職代行を使う理由

退職代行サービスを使って退職するのには、通常の退職とは異なる理由があります。

  • 辞めると言いにくい雰囲気、、
  • パワハラやセクハラがひどくて会社に行くのも、やり取りするのも嫌、、
  • 辞めさせてもらえない、、

「退職代行を使った!!」「退職するのに自分で言うことさえしない!」など感情的にならず、なぜそのようなことになったのかを理解することは、職場環境の改善にも繋がり、中長期的には有能な人材の流出にも繋がります。

理由1. 辞めると言えない環境

わざわざ退職代行サービスを利用するということは、自分からは申し入れにくい、申し入れられない理由があります。

  • 長時間労働などによる肉体的疲労
  • 過度のストレスなどによる精神的疲労
  • 同僚の負担への配慮
  • 本人の性格的なもの

退職希望者の性格的な理由であることもありますが、労働者の肉体的・精神的疲労、それに伴うコミュニケーション不足などがあり、自らが言い出せない、言い出しにくい環境があったことが考えられます。

理由2. ハラスメントがある

会社側が気がついていないだけで、社内にはパワハラやセクハラ行為があることは多々あります。
上司や同僚によるハラスメント行為があると、そもそもで会社行く気はなくなりますし、相談したり交渉する気もなくなります。

「とにかく辞めたい」その気持ちが、退職代行サービスの利用へ繋がります。

理由3. 辞めさせてもらえない

人員不足などで、退職を申し出たところで辞めさせてはもらえない、、でも辞めたい、すぐにでも逃げだしたい、、

バックレるか、退職代行サービスを使うか、、そこまで追い詰められていることも多々あるのです。

理由 番外編. 気軽に転職したい

この場合には、会社や職場環境が問題なわけではありません。

年功序列、終身雇用が一般的だった時代は変わり、転職は珍しいものでも、非難されるものでもなくなりました。
若い人ほど、このような傾向があります。

会社を辞めるハードルは低い、どうせやめるならすっきりすっぱりストレスフリーで、、退職代行を使えば引留めなどの面倒なこともなし。

上述の苦しい、なんとかしたい、といった重い理由ではなく、本人にとってはかなりポジティブな理由で退職代行サービスを利用しています。これからの時代、このようなケースはさらに増えていくことでしょう。

退職代行を使われた後に起こりうる会社側のトラブル

退職代行を使われた(会社)側のよくあるトラブルや問題点

退職代行サービスを利用して退職者がでると、通常の退職よりも退職日までの期間も短いため、職場環境や業務に弊害が生じやすくなります。

  • 外部の評判が落ちる
  • 残された従業員の負担が増える
  • 人間関係にトラブルが生じる

1. 使われた会社の外部評判が落ちる

会社側がどんなに隠そうとしても、やたら人事が慌ただしかったり、同僚が急に出社しなくなりそのまま退職したとなったら、社内でもなんらかの噂は広まるものです。

退職者とプライベートでも連絡を取る人が社内や取引先にいれば、退職代行サービスを利用して退職したことが周知されるのは時間の問題です。

ブラック企業の場合、匿名であれ本人やその周りの人が、SNS上で退職代行サービスを利用して退職したことを社名とともに公表する可能性もあります。

会社側が、どんなに注意をはらったところで、いつ、どこで情報が流れてしまうかわかりません。いずれにしても、退職者側の一方的な報告によることが多いため、事実が意図的に歪められることもあります。

退職代行サービスを使う必要があった職場環境、あるいはそのような情報がダダ漏れするコンプライアンスに問題がある会社など、社内外の信用や信頼、評判への影響がでることも考えられます。退職者がでることは避けられないですが、円満退職となるよう環境を整えるのも会社としては必要です。

2. 残された従業員の負担が増える

退職代行サービスを利用すると、退職日まで出社しないケースが多く、通常の退職と比べて引継ぎ業務が十分できない可能性が高いです。
会社にとっては急襲であるため、人材確保もできず、通常の退職以上に従業員には肉体的にも精神的にも負担がかかります。

退職者がでることは仕方がないことですが、従業員に負担がかからないよう、できる限り引継ぎ業務を行ってもらうことや、早急な人材の確保が必要になります。

3. 会社の人間関係トラブルが生じる

退職代行サービスを利用した退職者がいると、周りに不穏な空気をもたらす可能性があります。

  • 退職代行を使うなんてクズ、、と怒りや不満に満ちた雰囲気になる
  • 急な退職の犯人探しをする
  • 職場環境が悪い場合には追随し、退職代行サービスによる急な退職者が増える
  • 引継ぎ不足不足による業務の停滞やトラブル発生によるストレス

不穏な雰囲気となり、職場の人間関係がギスギスしてくると、その空気は取引先や顧客にも伝わることがあります。

退職代行サービス利用での退職により、会社も多少なりともダメージを受けることになりますが、労働環境の見直す良いきっかけにもなります。従業員がモチベーション高く、やりがいを持って働けるよう環境を整えるのも会社の責任です。

退職代行を使われた会社は穏便に対応するのが吉

退職代行を使われた(会社)側は事実確認と冷静な対応で穏便に対処しよう

世間的には、「退職代行はクズ」「退職代行を使うなんてありえない」などといった批判的な意見も少なくありません。

思う所はあったとしても、退職代行サービスを利用して退職の申し入れがあったときには、冷静に対応し、円満にスムーズに退社していだくよう対応するのがベストとも言えます。

この記事のまとめ

  • 退職代行業者から連絡がきたら、まず落ち着いて事実確認
  • 感情的になりがちだからこそ、冷静に対応する
  • トラブル防止の観点からも手続きは遅滞なく

転職することが普通になると、今後ますます退職代行サービスの利用は増えると予見されます。
今までのようなブラック企業、過酷な労働。パワハラ・セクハラから逃げ出したいという会社側に原因があるとも限らなくなります。

interactiveweek.com/category/taishokudaiko-knowedge/(新しいタブで開く)

退職者がでることは避けられません。
それでも、退職者がでないような職場環境作り、退職者が求職者がでてもフォローできるような業務の振り分けなど、会社の在り方を考えるきっかけとなることを願っています。

退職代行の批判的な意見に対する解説は、以下の記事で詳しく解説しています。
≫退職代行はクズ?サービス利用はクズではない、円満退職したいだけ!
≫退職代行が甘えと言われる原因や甘えじゃない5つの理由を解説


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