「退職面談」って何？〜退職面談の流れと円満確実に会社を辞める為の対応策

会社を辞める場合、一般的には、先ず直属の上司に口頭で退職の意志を伝え、その後あらためて時間をとり、上司や会社の人事担当者と面談することになります。それが「退職面談」です。

退職面談は、「めんどくさい」「できればしたくない」「引き止められたらどうしよう」など、不満や不安を抱く人が殆どだと思いますが、円満に会社を辞めるための通過儀礼です。転職などこれからの人生にも影響する場合もあるので、しっかりと対応ください。

この記事では、退職面談の意味・目的と、面談の流れ、注意点、そして、退職面談をしたくない場合の対応策について解説します。

退職面談の目的

あなたが退職の意志を示した時、会社側が退職面談を行う理由（主目的）は２つです。

目的１
会社との間で退職の最終合意（退職の意思確認）と、退職日、有給消化などスケジュールや、退職に関する事務手続きについて確認するため。

目的２
退職理由の本音など、会社に対する意見（本音）を聞き出して、待遇や職場環境など今後の会社環境の改善に活かすため。

また、
会社側が退職を考え直すよう、引き止めるために面談するケースも少なくありません。引き止めるために、今より良い条件を提示されるかもしれません。もしくはパワハラまがいに脅されたりすることがあるかもしれません。

あらかじめ退職面談の具体的な流れを想定し、対応を準備しておきましょう。

退職面談の一般的な流れと注意点

退職面談の目的は上述したとおり、退職の意思と諸手続きの確認と、退職する理由など退職者から本音を聞き出し会社環境の改善に活かすことですので、基本的には穏便で事務的に進行するものです。

面談の流れとよく聞かれる質問

退職面談の流れ（会社側からの質問）は概ね以下のとおりです。

①退職の意思確認
「本当に退職してしまうのですか？」
※引き止めに合う場合＿
「今辞めるのは勿体ないので考え直しませんか？」
「今辞められるととても困るので何とか残ってもらえませんか？」
「次の昇格時に昇格や給料を上げるので残ってもらえませんか？」
「希望する部署に異動し新しい環境で続けてみませんか？」
「なんとか○月まで働いてもらえませんか？」
「転職先が決まるまでは働いてもらえませんか？」

②退職理由について
「なぜ退職しようと思ったのですか？」
「退職理由を詳しく教えていただけないでしょうか？」

③待遇や職場環境など会社について
「給与など待遇に不満があったのでしょうか？」
「仕事内容に不満や問題点はあったのでしょうか？」
「職場の人間関係に不満や問題点があったのでしょうか？」
「職場環境に不満や問題点があったのでしょうか？」
「取引先や顧客との関係性で不満や問題点があったのでしょうか？」

④退職日について
「退職日はいつが希望ですか？」
「社内への周知はいつにするのが希望ですか？」

⑤有給消化などについて
「退職日までに有給休暇やその他の休暇を消化しますか？」

⑥業務引き継ぎについて
「担当している業務の引き継ぎは、いつ、誰に行いますか？」
「退職することを取引先や顧客へはいつ伝えますか？」

⑦転職先について
「退職した後はどうする予定ですか？」
「転職先はもう決めているのですか？」

⑧今後の退職手続きについて説明

以上の流れで、退職面談の所要時間は、大抵１時間未満、1回で終わります。が、会社によっては１時間以上だったり、2～３回に分けて行う場合もあるようです。

退職面談で伝えることと伝え方、質問への回答方法や注意点等

退職の意思をきちんと伝える
退職する強い決意を伝えた上で、今までの感謝の気持ちを伝えてください。

回答例

この度、退職することを決意いたしました。今まで大変お世話になりました。突然のご報告となり申し訳ございません。

上司や部下、会社の悪口は言わない
退職理由や会社に対して意見を求められますが、基本的に悪口や愚痴は相手を不快にさせることがあるため、出来るだけ避けてください。必ずしも本音（本心）で回答しなくても構いません。

もし、退職理由が会社の給与や評価体系または人間関係への不満である場合、つい本音で話してしまいがちですが、そのことを引き止めの格好の材料にされたり、心証を悪くして円満退職が難しくなる可能性もあります。また、転職しても今の会社または上司がつながっているケースもあるので、くれぐれも気をつけて下さい。

退職理由の具体例については、相手に納得してもらいやすいポジティブな理由をあらかじめ準備しておくのがベターです。下の記事を参考にして下さい。

なお、退職理由を覆すような待遇の改善などを提示され、気持ちが変わり退職を撤回する場合は、その条件を書面に残してください。録音するのも一つの手段です。

業務の引き継ぎ方は事前に計画しておく
上司にとって最も現実的な問題は、業務の引き継ぎです。退職の時期や継続中の案件の処理など、いろいろと聞かれると思いますが、それらを想定して退職を決めたことを伝えてください。そうすることで、より円満でスムーズに退職することが可能になります。

回答例

引き継ぎについては退職までの期間で最善を尽くします。具体的には、、

あくまでも、退職することは決定事項として伝えることが肝心です。ぶれない強い心と一貫性をもって退職の意思と謝意を伝えることで、退職は勿論、転職にも理解を示し協力的になってくれるでしょう。

なお、退職面談が終えるまでは、退職について直属上司以外に相談するのは避けましょう。本人以外から「退職のうわさ」が広まると、退職交渉そのものが難航したり、後々しこりを残したりすることになりかねません。

今後の退職に関する事務手続きについて確認する
もし、面談中に今後の退職手続きについて説明がなければ、退職日までにするべき各種手続きとそれに必要な書類などを確認してください。確認する項目は以下のとおりです。

• 退職希望日
• 担当業務の引き継ぎ
• 有給休暇の消化（日数、開始日）
• 公的な手続き（住民税の支払い変更、健康保険の切り替えなど）
• 会社に提出するもの（退職願・退職届、健康保険証、社員証など貸与物など）
• 会社から受け取るもの（源泉徴収票、離職票、雇用保険被保険者証など）

退職時の手続きについては、下の記事も参考になるかと思います。ご参照下さい。

退職面談においてトラブルが予見される場合

企業体質や、上司や人事部の担当者の人間性にもよりますが、退職面談においては、後々起こりうるトラブル防止のために録音ことも検討ください。

その場合、あなたは、どんなことを言われても冷静に対応して下さい。スマートフォンの録音アプリなどを使って、相手に見つからないようにそっと録音しておくことをおすすめします。面談内容の証拠として、または正当な防衛手段としておすすめです。

退職面談したくない場合の対応策

退職代行サービスに依頼すれば、めんどうな退職面談をしなくても、合法的に退職が可能です。

「今すぐ辞めたい」「誰にも会わずに退職したい」を叶えてくれるのが、退職代行サービスです。事務手続きなどについても退職代行会社は熟知していますので、安全で確実に退社することができます。無論、強引な引き止めやパワハラも避けられますので、トラブルを回避し円満かつスムーズに会社を辞めることが出来ます。

無論、退職面談後に様々な事務手続きやトラブル回避のため、または、会社側と何らかの交渉をするために、退職代行に依頼しても構いません。

自分にとってどちらが都合が良いか、どうするのかが賢明なのか、先ずはそこから退職代行サービスという退職の専門機関に相談してみるのもおすすめです。

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